Algemene Voorwaarden

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

• Factuur Klaar — de online SaaS-dienst aangeboden via factuurklaar.nl, onderdeel van The Gatekeeper Enterprises.
• The Gatekeeper Enterprises — de besloten vennootschap die Factuur Klaar exploiteert, ingeschreven bij de KvK onder nummer 37150853.
• Gebruiker / jij — de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account aanmaakt en gebruik maakt van de dienst.
• Account — de persoonlijke omgeving van de gebruiker binnen Factuur Klaar.
• Abonnement — de betaalde toegang tot Factuur Klaar op maandelijkse basis.
• Proefperiode — de gratis testperiode van 7 dagen voor nieuwe gebruikers.
• Content — alle gegevens, documenten en bestanden die de gebruiker invoert of uploadt in Factuur Klaar.
• Dienst — het geheel van functionaliteiten dat Factuur Klaar aanbiedt.

Factuur Klaar is een online Software-as-a-Service (SaaS) applicatie die ondernemers en zzp'ers in staat stelt om eenvoudig:

• Professionele facturen en offertes te maken en versturen in PDF-formaat.
• Klanten te beheren en te importeren via AI-scanning.
• Terugkerende facturen te automatiseren.
• Urenregistraties bij te houden.
• Betaalverzoeken via iDEAL en andere methoden te versturen via Mollie.
• E-mail correspondentie (facturen, offertes, herinneringen) te versturen via een eigen SMTP-server.

Door een account aan te maken en gebruik te maken van Factuur Klaar, verklaar je kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden en onze privacyverklaring.

Factuur Klaar is uitsluitend bedoeld voor gebruik door ondernemers (B2B). Je dient minimaal 18 jaar oud te zijn en te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

Om gebruik te maken van Factuur Klaar dien je een account aan te maken met een geldig e-mailadres. Je bent zelf verantwoordelijk voor:

• De vertrouwelijkheid van je inloggegevens.
• Alle activiteiten die plaatsvinden via jouw account.
• Het tijdig melden van ongeautoriseerd gebruik via info@factuurklaar.nl.

Je mag één account aanmaken per onderneming. Het is niet toegestaan om je account te delen met personen buiten je eigen onderneming of over te dragen aan derden.

Jij blijft te allen tijde eigenaar van de content die je in Factuur Klaar invoert (factuurgegevens, klantdata, logo's etc.). Factuur Klaar verwerkt deze uitsluitend in jouw opdracht en maakt hier geen aanspraak op.

Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de door jou in onze software verwerkte klantgegevens conform de AVG worden verwerkt. Als ondernemer ben jij de verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn de verwerker. Je dient in jouw eigen privacyverklaring richting jouw klanten te vermelden dat je gebruik maakt van Factuur Klaar.

Abonnementen worden maandelijks gefactureerd. Wij hanteren geen minimum contractduur en geen opzegtermijn: je kunt maandelijks opzeggen via je account-dashboard. Na opzegging blijft de dienst beschikbaar tot het einde van de betaalde periode.

Factuur Klaar behoudt het recht de abonnementsprijs te wijzigen. Bestaande abonnees worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail geïnformeerd. Bij een prijsverhoging heb je het recht je abonnement te beëindigen vóór de ingangsdatum van de nieuwe prijs.

Betalingen worden verwerkt via Mollie B.V., een gecertificeerde Nederlandse Payment Service Provider. Wij accepteren iDEAL, creditcard, PayPal, Apple Pay, Google Pay en bankoverschrijving. Je betalingsgegevens worden nooit door Factuur Klaar opgeslagen.

Bij automatische incasso vindt de afschrijving maandelijks plaats op de dag van je registratie. Je ontvangt automatisch een factuur per e-mail.

Indien een betaling mislukt (bijv. door stornering of onvoldoende saldo), ontvang je een betalingsherinnering. Wij behouden het recht om bij herhaalde wanbetaling:

• Premium functionaliteiten (PDF's downloaden, e-mailverzending) tijdelijk op te schorten.
• Na 14 dagen het account te blokkeren bij uitblijvende betaling.
• Incassomaatregelen te nemen voor openstaande bedragen, waarbij de gebruiker de incassokosten draagt conform de Wet Incassokosten.

Alle bedragen op de website zijn inclusief BTW (21%), tenzij anders vermeld.

Opzegging door de gebruiker:

• Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via Dashboard → Account → Abonnement opzeggen.
• De dienst blijft beschikbaar tot het einde van de betaalde maand. Er vindt geen restitutie plaats voor de resterende periode.
• Na beëindiging kun je jouw gegevens exporteren. Na 30 dagen worden jouw account en gegevens definitief verwijderd.

Beëindiging door Factuur Klaar:

Wij behouden het recht jouw account per direct te beëindigen of op te schorten bij:

• Schending van deze algemene voorwaarden.
• Aantoonbaar frauduleus gebruik of misbruik van proefperiodes.
• Gebruik van de dienst voor illegale activiteiten.
• Langdurige wanbetaling (meer dan 30 dagen).

Bij beëindiging om legitieme redenen ontvangt de gebruiker zo mogelijk 14 dagen voorafgaande kennisgeving, tenzij onmiddellijk optreden noodzakelijk is.

Factuur Klaar is bedoeld voor normaal, zakelijk gebruik. Het volgende is uitdrukkelijk verboden:

• Het systematisch aanmaken van meerdere accounts om de proefperiode te omzeilen.
• Reverse-engineering, decompileren of anderszins proberen de broncode te achterhalen.
• Overmatig gebruik dat de servers en andere gebruikers belast (bijv. geautomatiseerde bulk-aanvragen).
• Het gebruik van de dienst voor het aanmaken van valse of frauduleuze facturen.
• Doorverkopen of sublicentiëren van de dienst aan derden.
• Het uitvoeren van beveiligingstests of penetratietests zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Factuur Klaar maakt gebruik van HWID-detectie, IP-monitoring en andere technische middelen om misbruik te detecteren. Bij gedetecteerd misbruik behouden wij het recht om accounts per direct te blokkeren zonder restitutie.

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot Factuur Klaar — waaronder de software, het ontwerp, de merknaam, logo's, teksten en documentatie — berusten bij The Gatekeeper Enterprises of haar licentiegevers.

Jij ontvangt een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de dienst te gebruiken voor jouw eigen zakelijke doeleinden, overeenkomstig deze voorwaarden. Je mag de software niet kopiëren, aanpassen, distribueren of er afgeleide werken van maken.

Jouw eigen content (factuurgegevens, logo's, klantgegevens) blijft volledig jouw eigendom. Door het uploaden van content verleen je Factuur Klaar een beperkte licentie om deze uitsluitend te verwerken voor het leveren van de dienst.

Factuur Klaar verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en onze privacyverklaring. Als gebruiker ben je er zelf verantwoordelijk voor dat jij voldoet aan je eigen verplichtingen onder de AVG ten aanzien van de klantgegevens die je invoert.

Wij verwerken je gegevens als verwerker in jouw opdracht. Op verzoek kunnen wij een verwerkersovereenkomst (DPA) met je sluiten conform art. 28 AVG. Neem hiervoor contact op via info@factuurklaar.nl.

Je bent als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van jouw factuuradministratie (minimaal 7 jaar conform de Belastingdienst). Factuur Klaar biedt export-mogelijkheden; na verwijdering van je account zijn je gegevens niet meer opvraagbaar.

Factuur Klaar streeft naar een uptime van 99,5% op jaarbasis. Geplande onderhoudswerkzaamheden worden, voor zover mogelijk, buiten de reguliere kantoortijden uitgevoerd en tijdig gecommuniceerd.

Wij garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid van de dienst. Tijdelijke onderbrekingen door onderhoud, technische storingen of omstandigheden buiten onze controle geven geen recht op restitutie of schadevergoeding, tenzij sprake is van structurele niet-nakoming.

Factuur Klaar behoudt het recht om de dienst of functionaliteiten te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. Bij ingrijpende wijzigingen word je vooraf per e-mail geïnformeerd.

Factuur Klaar levert een gereedschap voor jouw administratie. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud, juistheid en wettelijke geldigheid van jouw facturen en offertes ligt altijd bij jou als gebruiker.

De totale aansprakelijkheid van Factuur Klaar (The Gatekeeper Enterprises) voor directe schade is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat jij in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementsgeld hebt betaald.

Factuur Klaar aanvaardt geen aansprakelijkheid voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.
• Schade als gevolg van onjuiste of onvolledige door jou ingevoerde gegevens.
• Schade veroorzaakt door AI-gegenereerde inhoud die je zonder controle heeft gebruikt.
• Fiscale boetes of naheffingen als gevolg van het gebruik van onze software.
• Schade door ongeautoriseerde toegang tot jouw account als gevolg van onvoldoende beveiliging van jouw inloggegevens.
• Schade door diensten van derde partijen (Mollie, Google, etc.).

Factuur Klaar is niet aansprakelijk voor tekortkomingen in de nakoming van haar verplichtingen indien deze het gevolg zijn van omstandigheden die buiten haar redelijke invloedssfeer liggen, waaronder maar niet beperkt tot:

• Storingen bij internet- of hostingproviders.
• DDoS-aanvallen of andere cybersecurityincidenten.
• Natuurrampen, brand, pandemie of overheidsmaatregelen.
• Storingen bij derde partijen (Mollie, Google, Cloudflare).

Bij overmacht worden de verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachtsituatie. Indien de overmacht langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden.

Factuur Klaar behoudt het recht deze algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding per e-mail aan bestaande gebruikers medegedeeld.

Door na de ingangsdatum gebruik te blijven maken van de dienst, accepteer je de gewijzigde voorwaarden. Indien je niet akkoord gaat, heb je het recht om je abonnement te beëindigen vóór de ingangsdatum van de wijzigingen.

De meest actuele versie van de voorwaarden is altijd beschikbaar op factuurklaar.nl/voorwaarden.

Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten die op grond hiervan worden gesloten, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden in eerste instantie geprobeerd op te lossen in onderling overleg. Indien dit niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven.

Als consument heb je ook de mogelijkheid om een geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in de woonplaats van de consument. Hoewel Factuur Klaar primair een B2B-dienst is, willen wij dit recht expliciet vermelden.

Voor vragen over deze voorwaarden kun je contact opnemen via: